С 22 ноября 2021г. кадровые документы можно хранить в электронном виде
В Трудовой Кодекс Российской федерации внесены изменения в соответствии с которыми создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы разрешено в электронном виде без дублирования на бумаге.
Кадровый ЭДО - это обмен между работником и работодателем юридически значимыми кадровыми документами.
Работодатель получает инструмент быстрого сбора оригиналов документов. Сотрудникам больше не нужно приходить в отдел кадров, чтобы ознакомиться с приказом или подать заявление. Документы можно подписать удаленно — собственноручную подпись заменяет электронная.
Благодаря кадровому электронному документообороту:
Вы ускорите процесс подписания документов и упростите контроль за ними;
Сможете оперативно получать подписанные документы от сотрудников, которые работают удаленно;
Сможете перевести архив документов в электронный вид;
Сможете экономить денежные средства на бумаге и пересылке документов.
Работа происходит следующим образом:
Специалист по кадрам сможет формировать и отправлять документы на подпись сотрудникам прямо из учетной системы 1С. Отправлять документы можно как выборочно, так и целому списку сотрудников.
Для каждого сотрудника в сервисе создается личный кабинет и выпускается электронная подпись . В личном кабинете работник будет получать документы и подписывать их электронной подписью.
Для руководителя:
экономия бюджета на кадровый процесс, сокращение затрат в 2 раза;
быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
снижение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для HR-директора:
легко доказать в суде факт передачи документа сотруднику и точное время;
отправка документов одному сотруднику или списку сотрудников;
можно выгрузить протокол передачи и хранить его 50 лет и более;
интеграция с различными учетными системами;
быстрая передача документов в бухгалтерию для расчетов.
Для IT-директора:
значимость проекта, престиж - возможность внедрения инновационного проекта;
автоматизация кадрового учета;
не нужны свои сервера для хранения документов;
безопасность.
Для сотрудников:
можно подписывать документы с телефона или компьютера;
можно отправлять и получать документы в любое удобное время без посещения отдела кадров;
легко найти любой документ, инструкцию в своем телефоне.
!!! Подробнее с информацией можно ознакомиться на сайте Контура в разделе Модули